Comment faire l’annonce d’une relocalisation des bureaux au membre du personnel : Guide complet et exemples.

Introduction

L’annonce de la relocalisation de bureaux est plus qu’une simple formalité : elle permet de donner le ton à une transition prochaine. Lorsqu’elle est bien faite, l’annonce permet d’informer le personnel afin qu’il soit préparé et rassuré. Une annonce maladroite risque de susciter un sentiment de confusion et d’incertitude.

Ce guide vous aidera à concevoir un message clair en temps opportun qui incitera votre personnel à s’engager pleinement dans votre processus de déménagement. Nous aborderons la façon de rédiger une lettre annonçant la relocalisation de bureaux, et nous vous proposerons d’autres façons d’annoncer votre déménagement aux membres du personnel. Des scénarios sont proposés pour des contextes de croissance et de réduction des effectifs.

Avant de parler d’un déménagement à vos clients et fournisseurs, lisez notre publication au sujet de la rédaction d’une lettre de relocalisation.

Éléments à inclure dans une annonce de déménagement de bureaux

Une annonce efficace de relocalisation de bureaux doit comprendre les éléments suivants présentés ci-dessous.

Nous avons élaboré une liste de vérification avec des éléments clés et des idées de motivation que vous pouvez personnaliser pour votre déménagement.

1. Le nouvel emplacement

• Adresse : Donnez l’adresse complète de vos nouveaux bureaux, y compris l’étage et le numéro des unités.
• Accessibilité : Mentionnez l’état de l’accessibilité physique et numérique à vos nouveaux bureaux, de même que la proximité des transports collectifs et la disponibilité des stationnements.
• Détails relatifs à l’immeuble : Indiquez les caractéristiques pertinentes de l’immeuble comme la sécurité, les espaces partagés et les commodités.
• Plan de l’étage : Décrivez les lieux de travail ou les espaces de chaque service.

2. Les raisons du déménagement

• Justification opérationnelle : Expliquez brièvement les raisons qui justifient le déménagement (fin de bail, croissance, rentabilité, restructuration).
• Objectifs stratégiques : Dites pourquoi la relocalisation favorisera le succès futur de l’entreprise.
• Répercussions pour le personnel : Dites qui sera touché par le déménagement, qui ne le sera pas et parlez de tous les ajustements qui seront apportés au télétravail.

3. Avantages de la relocalisation

• De meilleurs espaces de travail : Un meilleur aménagement, des espaces de collaboration améliorés, des infrastructures actualisées.
• Des avantages sur le plan technologique : Une connexion internet plus rapide, une configuration améliorée des technologies de l’information (TI), de nouvelles salles de réunion.
• Plus d’avantages : Un mobilier ergonomique, des sources d’éclairage naturel, des aires de repos, accès à une salle d’entraînement dans l’immeuble.

4. Calendrier et dates impotantes

• Préparation et emballage: Dates du début et de la fin de l’emballage des articles.
• Journées prévues pour le déménagement : Dates prévues des différentes phases du déménagement et dernière journée de présence dans le bureau actuel.
• TI et équipements : Dates auxquelles les ordinateurs et les équipements seront inaccessibles et réinstallés.
• Nouveau bureau : Dates d’entrée progressive dans les nouveaux bureaux, par service.

5. Directives aux membres du personnel

• Directives pour l’emballage : Ce qu’il faut emballer, consignes pour l’étiquetage des articles, comment remplir les boîtes de déménagement.
• Distribution des accès : Transmettre les procédures de sécurité ainsi que les cartes et les codes d’accès.
• Procoles de travail : Aménagement pour le télétravail ou consignes quant à la présence du personnel au bureau pendant le déménagement.
• Attentes pour le jour du déménagement : Qui sont les personnes-ressources, attribution des groupes pour le déménagement, équipes de soutien sur le site.

6. Notifications des TI

• Notifications quant à l’interruption des accès :Temps prévu pendant lequel l’accès au réseau ou aux équipements sera interrompu.
• Responsabilités du personnel : Consignes pour sécuriser et préparer les ordinateurs.
• Organisation du soutien : Désignation des personnes qui vont aider à résoudre les problèmes techniques.

7. Aide et soutien

• Coordonnées du responsable du déménagement.
• Personne-ressource pour l’installation et la résolutions des problèmes de TI.
• Coordonnées des Ressources humaines (RH) ou du soutien au personnel.

À quel moment faut-il annoncer la relocalisation de vos bureaux?

Quand vient le temps d’annoncer le déménagement de bureaux, la clé est de choisir le bon moment pour le faire.

Le contenu de votre annonce variera en fontion de l’ampleur, de la portée et de la distance de votre déménagement. Plus la distance et la complexité de votre relocalisation sont grandes, plus votre annonce devra être faite à l’avance. Les gens n’ont pas besoin d’autant de temps lorsque la relocalisation a lieu dans le même immeuble. Mais une fois qu’une décision est prise, c’est le temps d’en faire l’annonce.

L’équipe de déménageurs peut vous conseiller quant au meilleur moment d’annoncer le déménagement à votre personnel. Voici quelques conseils généraux :

• Au moins deux à quatre mois avant le déménagement : Faites votre première annonce.
• À toutes les deux semaines après l’annonce initiale : Faites un suivi et publiez des mises à jour.
• Deux à quatre semaines avant le jour du déménagement : Donnez les derniers détails et les directives finale.
• Un à cinq jours avant le déménagement :Envoyez les derniers rappels.

Conseil de PRO ; Lorsque cela est possible, impliquez votre personnel dans le processus décisionnel. Les membres de votre personnel peuvent proposer de bonnes idées lors de discussions informelles, de rencontres privées ou dans le cadre de sondages anonymes. Ils peuvent donner des renseignements importants pour déterminer les besoins des différentes équipes et des membres du personnel. En tenant compte de ces besoins, la direction peut arriver à obtenir le soutien nécessaire pour aménager les nouveaux espaces de travail.

Pourquoi envoyer une lettre à votre personnel pour les informer de la relocalisation de vos bureaux?

Une lettre officielle de la part de l’entreprise confirme l’importance du déménagement. C’est un signal que l’enreprise envoie pour indiquer l’importance qu’elle accorde à cette transition. Et une lettre se distingue des communications quotidiennes comme les courriels.

Votre lettre a quatre objectifs :

1. Informer le personnel du changement à venir
2. Donner les principaux détails du déménagement
3. Aborder les principales préoccupations
4. Établir des attentes claires pour la période de transition

Dans la plupart des entreprises, une lettre de relocalisation des bureaux établit des attentes normales. La lettre peut être une communication unique ou faire partie d’une stratégie de communication plus large.

Votre lettre doit être envoyée par la direction pour en souligner l’importance. La signature d’un directeur, du propriétaire ou de la direction de l’entreprise renforce le caractère officiel de la lettre.

Comment écrire une lettre de relocalisation?

Votre lettre doit reposer sur deux éléments très importants : la clarté et le ton. Ce sont ces éléments qui vont donner la qualité et la substance à votre lettre.

Clarté

Un message clair est plus facile à comprendre. Comme toutes les communications en entreprise, la clarté est une priorité.

Faites en sorte que votre message soit facile à comprendre en utilisant un langage simple et accessible. Donnez des détails précis pour éviter que votre message soit confus. Les exemples suivants montrent la différence entre une communication claire et une autre qui ne l’est pas :

Communication claire : « Les membres du personnel doivent avoir fini d’emballer le contenu de leur espace de travail au plus tard à 17h le jeudi 14 mars. Le déménagement aura lieu le vendredi 15 mars à compter de 9h. Les TI vons configurer les systèmes informatiques au cours de la fin de semaine et offriront du soutien au personnel dès lundi. »

Message manquant de clarté : « Les bureaux déménageront vendredi dans deux semaines. Veuillez emballer le contenu de vos espaces de travail. Les TI vous aideront avec vos ordinateurs par la suite. »

L’exemple de la communication claire contient des renseignements précis comme la date, les heures et des instructions par séquence. L’exemple de la communication qui n’est pas claire laisse le personnel dans l’incertitude. Celui-ci devra faire plus d’efforts pour comprendre le message.

Voici pourquoi la clarté est importante : La clarté favorise la confiance. Cela permet de maintenir la productivité et d’assurer un déménagement en douceur vers les nouveaux espaces de travail.

Le ton

Le ton d’une annonce lui confère sa substance et l’émotion qu’elle va transmettre. Une lettre annonçant une relocalisation devrait permettre au gens d’être à l’aise et de se sentir impliqué par le déménagement.

Un texte pausé empreint de confiance peu vous aider à transmettre un message positif. Insistez sur les solutions, les avantages et les progrès réalisés. Voici quelques exemples à considérer.

Message rassurant : « Nous avons préparé un plan en collaboration avec des professionnels du déménagement d’entreprise. Les dérangements seront réduits au minimum pour assurer une transition en douceur pour tous les membres de l’équipe. »

Message peu rassurant : « Le déménagement sera complexe et pourrait causer beaucoup de désagrément. Les difficultés pourraient être nombreuses, soyez préparés. »

Le texte rassurant met l’accent sur la préparation, le soutien et la confiance. L’autre message est peu optimiste et insiste sur les problèmes, potentiels sans offrir de solutions.

Voici pourquoi le ton est important : Le ton employé peut être une source de réconfort et d’atténuation du stress. Il peut aussi être démoralisant et réduire la productivité.

Conseil de PRO ; Utilisez un ton approprié au contexte de votre déménagment. Si le déménagement a pour conséquence des pertes d’emplois, n’en parlez pas avec trop d’optimisme. Utilisez plutôt un ton informatif empreint de compassion. Mais par dessus tout, soyez authentique et professionnel.

Le contenu

Le contenu correspond au message que vous voulez transmettre par votre lettre. Contrairement au ton et à la clarté, le contenu correspond au message que vous voulez transmettre, et non à la forme du message.

L’exemple de lettre ci-dessous traite des principales parties d’une lettre et à quel endroit inclure les éléments les plus importants.

Renseignements sur les destinataires

Tenez compte du fait que des membres du personnel peuvent porter le même prénom, ou le même nom de famille. Si c’est le cas, l’adresse peut permettre de dissiper toute confusion.

Salutations

Utilisez une forme de salutation professionnelle qui s’adresse aux membres du personnel par leur nom (suivi de deux points). La culture de votre entreprise déterminera si vous allez utiliser le prénom, ou le nom et le prénom des personnes pour adresser votre lettre.

Corps de la lettre

Il s’agit de la partie principale de votre lettre. C’est là que vous donnerez les détails et les raisons qui justifient le déménéagement, en un ou deux paragraphes. Le contenu dépendra de ce que le personnel sait déjà au sujet du déménagement, de son ouverture à l’égard de cette relocalisation et de l’ampleur du déménagement.

N’oubliez pas, la relocalisation est une étape positive pour l’entreprise. Cela peut vouloir dire que l’entreprise grandit et qu’au moins, elle ne ferme pas ses portes. Mettez toujours l’accent sur les avantages, le plus possible.

Abordez les principaux problèmes, comme l’aménagement des postes de travail, la proximité des transports publics et les commodités de l’immeuble. Présentez tous les détails du plan le plus récent. Attendez-vous à des questions et utilisez votre lettre comme une occasion de répondre aux questions les plus fréquentes.

Si l’entreprise doit réduire ses activités, faites preuve de délicatesse. Abordez la question du changement avec respect et permettez au personnel de poser des questions et d’obtenir de l’aide.

Décrivez les étapes à venir et terminez votre lettre en offrant votre soutien.

Conseil de PRO ; Demandez à un collègue de relire votre lettre par souci d’exactitude. Un regard frais sur votre lettre peut permettre de détecter des fautes de frappe et d’orthographe.

Autres modes de diffusion qui pourraient convenir à votre entreprise.

• Publiez une annonce dans une section bien en vue de votre intranet pour rendre les documents facilement accessibles.
• Annoncez votre relocalisation dans le bulletin de l’entreprise, puis publiez les mises à jour dans chaque nouvelle édition.

Comment annoncer la relocalisation de vos bureaux

Les lettres, personnelles et professionnelles, sont parfois trop formelles. Il est possible qu’elles ne rejoignent pas tout le monde. Il est possible que des lettres seules ne soit pas suffisantes.

Un déménagement requiert un horaire pour l’emballage, la configuration des TI, les changements d’aménagement et d’autres considérations d’ordre logistique. Pour ces raisons, les entreprises peuvent choisir une variété de méthodes pour annoncer leur déménagement, et pour publier leurs mises à jour.

Une approche au moyen de plusieurs médias permet de transmettre le message à tout le personnel, qu’il travaille au bureau ou en télétravail L’ajout de méthodes conversationnelles peut rassurer les gens et montrer que la direction veut agir avec transparence.

N’oubliez pas que le but premier est d’assurer la communication et l’implication du personnel. Placez les gens en tête de vos priorités. Sachez que les membres du personnel ont besion de savoir ce qui se passe et anticipez leurs questions.

Conseil de PRO : Adoptez l’approche qui sera la plus efficace en fonction de la culture de votre entreprise, des besoins de votre personnel et du contexte de votre déménagement.

Organiser une réunion pour annoncer le déménagement des bureaux

Les réunions ont l’avantage de rassembler les gens, en personne ou virtuellement, et de renforcer les liens. Les réunions doivent permettre aux gens de se sentir valorisés et de susciter une communication ouverte. Une réunion est l’occasion idéale pour commencer une discussion concernant un changement majeur.

Les réunions animées par la direction permettent de mettre l’accent sur les raisons du déménagement et de décrire le plan de transition. C’est une occasion aussi pour le personnel de poser des questions à l’équipe de direction en temps réel.

De plus, les réunions d’équipe permettent d’expliquer les répercussions qu’aura le déménagement sur chacun des services. On s’assure ainsi que tout le monde a compris les consquéces qu’aura le déménagement sur le travail quotidien. Les réunions sont des occasions parfaites pour discuter des besoins, des mises à jour et des responsabilités de chacun pour la durée du déménagement.

L’idéal des d’utiliser les deux types de réunion, pour un maximum d’efficacité.

Transmettre un message clair, professionnel et empathique dans un scénario de réduction de la taille de l’entreprise. Tout comme la lettre, l’objectif est de s’exprimer de manière calme et avec confiance.

Voici ce à quoi peut ressembler un scénario pour annoncer la réduction de la taille de l’entreprise :

• Mots de bienvenue et présentation de la situation (10 minutes)
• Message principal et aperçu des nouveaux bureaux (10 minutes)
• Les conséquences pour le personnel (10 minutes)
• Étapes suivantes et soutien au personnel (10 minutes)
• Question des membres du personnel et mot de la fin (15 à 20 minutes, selon la participation des gens)

Mot de bienvenue et présentation de la situation

• Donnez le ton : Abordez la réalité de la transition avec honnêté et empathie.
• Expliquez les raisons qui justifient le déménagment de l’entreprise.
• Reconnaissez que le changement n’est jamais facile et remerciez le personnel pour son dévouement.

Message principal et aperçu des nouveaux bureaux

• Soyez transparent lorsque vous insistez sur la façon dont l’entreprise profitera du déménagement.
• Insistez sur le fait que le soutien aux membres du personnel restera une priorité pendant toute la transition.
• Présenter le nouvel emplacement des bureaux, y compris les principales caractéristiques qui permettront de répondre aux besoins de l’entreprise.

Ce que cela signife pour le personnel

• Parlez des changements à la configuration des bureaux, à la structure des équipes et de l’organisation du télétravail.
• Si la situation le permet, parlez des personnes qui seront déplacées et de celles qui passeront au télétravail ou qui se verrront offrir d’autres aménagements de travail.

Étapes suivantes et mesures de soutien à la transition

• Décrivez toute mesure de séparation, les services de replacement offerts ou le soutien au cheminement de carrière offerts au personnel touché.
• Présentez un calendrier pour chaque étape de la transition.
• Publiez un plan de communication continue.

Questions du personnel et fin de la réunion

• Donnez l’occasion aux membres du personnel de poser des question pour susciter la discussion.
• Laissez les chefs de service ou les représentants des ressources humains gérer les préoccupasions individuellement.

Étant donné que cette rencontre est plus délicate, il est préférable de laisser plus de temps pour les questions et les discussions personnelles qui nécessiteraient plus de temps. Vous pouvez aussi envisager des séances de suivi en plus petit groupe ou des rencontres de soutien individuel.

Il n’y aucune communication superflue dans ce genre de scénario. L’annonce devrait favoriser la communication ouverte et proposer du soutien.

Conseil de PRO : Les superviseurs devraient tenir des conversations individuelles avec les membres du personnel touchés si l’entreprise est en réduction d’effectif. Le fait de rencontrer les personnes touchées avant de faire une annonce publique est une marque de respect et de transparence.

La rencontre pour l’annonce de relocalisation peut être bonifiée par des documents à distribuer ou une présentation. Vous pouvez aussi utiliser ces supports comme plateforme de présentation pour votre annonce.

Préparer et animer une présentation

Les plateformes telles que Zoom et Teams de même que les rencontres en personne permettent de présenter votre annonce au moyen d’un excellent support visuel. Des tableaux, des images et autres éléments graphiques peuvent rendre les informations plus accessibles et faciles à comprendre. De plus, ces plateformes constituent un excellent choix pour les entreprises dont les activités nécessitent des contenus visuels. Vous pouvez permettre aux participants de poser des questions pendant la présentation pour la rendre plus interactive.

Voici un exemple d’une annonce de relocalisation faite à l’aide de diapositives. Le scénario suivant présente le cas d’une entreprise qui doit déménager au complet pour accueillir une équipe en pleine croissance.

Diapositive 1 : Titre de la présentation

• Annonce de la relocalisationavec enthousiasme
• Présentez une image du nouvel emplacement
• Indiquez la date prévue du déménagement

Diapositive 2 : Présentez les raisons qui justifient le déménagement

• Utilisez des tableaux et des graphiques pour étayer les arguments justifiant le déménagement.
• Ajoutez des images et des vidéos qui rappellent les campagnes fructueuses qui ont contribué à la croissance de l’entreprise

Diapositive 3 : Savoir à quoi s’attendre

• Ajoutez un tableau ou un diagramme pour illuster un plan de communication par auditoire et par canal.
• Présentez les nouveaux espaces de bureaux avec des photos, des rendus d’image ou une visite guidée par vidéo

Conseil de PRO : Prenez soin d’utiliser systématiquement les couleurs et le ton du message propres à l’entreprise dans toutes les diapositives pour procurer un aspect professionnel à la présentation. Ajoutez des photos mémorables de l’entreprise et de l’équipe pour miser sur la fierté de l’entreprise

Diapositive 4 : Dates importants et étapes suivantes

• Présentez un calendrier pour le processus de déménagement afin d’illuster les étapes importantes
• Visualisez les échéances importantes du projet en lien avec les activités du déménagement
• Classez la transition et toute modification temporaire des espaes de travail par service

Diapositive 5 : Questions et soutien

• Présentez une FAQ thématique au moyen d’une infographie ou utilisez des « cartes » de questions (diapositives) pour révéler les réponses aux questions que les membres du personnel sont susceptibles de poser.
• Ajoutez les coordonnées des ressources humaines et de la direction que le personnel pourra utiliser pour parler de ses préoccupations ou obtenir des conseils.

Diapositive 6 : Message final

• Suscitez l’enthousiame en ajoutant un mot d’un membre de la direction.
• Offrez un lien au moyen d’un code QR vers des ressources supplémentaires pour le déménagement.
• Activez un compte à rebours pour susciter l’intérêt collectif du personnel à atteindre un objectif commun.

Idées pour susciter l’implication

Rendez votre présentation interactive en effectuant un sondage en direct. Demandez aux personnes de dire ce qui les emballe le plus au sujet des nouveaux bureaux, puis affichez leurs réponses sous la forme d’un nuage de mots ou de notes adhésives.

Ajoutez des jeux ou un tirage de prix pour accroître la participation.

Offrez une trousse de relocalisation

Une trousse de relocalisation est un élément tangible alors que le déménagement reste dans l’abstrait. Cela peut aider le personnel à visualiser la transition et à mieux se préparer.

Votre trousse devrait comprendre une lettre officielle de l’entreprise, des instructions écrites, les dates importantes et des renseignements au sujet des nouveaux bureaux. Voici quelques idées supplémentaires des choses à y ajouter :

Les trousses de relocalisation sont particulièrement utiles pour les membres du personnel qui sont relocalisés dans un autre secteur de la ville ou dans une autre localité. Ces trousses sont une excellente façon de bien organiser une gamme de ressources non numériques disponibles dans le secteur. Les personnes pourront faire une recherche personnelle et obtenir tout ce dont ils ont besoin en un seul endroit.

Résumé

Votre annonce de relocalisation jette les fondations d’une relocalisation réussie. Les présentes lignes directrices vous aideront à créer une stratégie de communication pour que votre personnel reste informé et impliqué.

N’oubliez pas de maintenir des lignes de communication ouvertes pendant toute la durée du processus de déménagement. Et soyez prêt à gérer les préoccupations sans délai et en toute transparrence.

Chez Office Move Pro, nos coordonnateurs experts vous aideront à créer un plan que vous pourrez présenter à votre personnel pour garantir un déménagement harmonieux. Nous offrons des outils comme des instructions d’emballage précises, des vidéos, des listes de vérification et des fournitures pour aider votre équipe à effectuer ses tâches efficacement. Communiquez avec nous dès aujourd’hui et passez à l’action!