Vous envisagez de changer d’adresse? Vous avez peut-être engagé du personnel supplémentaire, ou votre édifice vous semble avoir plus de fissures que de caractère. Si c’est le cas, il est peut être temps de déménager vos bureaux. Mais juste avant de commencer à ajuster vos budgets et enrouler vos rallonges électriques, voici quelques conseils qui pourraient vous convaincre de ne pas déménager du tout.
1. Commencez par évaluer vos besoins
Il est facile de dire que vos bureaux actuels ne font plus l’affaire, mais à moins d’être plus spécifique dans votre évaluation, vous risquez de déménager dans des bureaux qui seront tout aussi inadéquats. Lorsque vous avez identifié les changements qui doivent être apportés, vous pourriez être surpris de voir que vous pouvez simplement modifier votre espace de travail actuel pour répondre à vos besoins. Avec le bon cadre de référence et un plan d’action, il est possible de répondre aux besoins actuels et futurs de votre entreprise. Où, de réaménager votre espace actuel pour une période suffisamment longue pour vous permettre de trouver les bureaux de vos rêve.
Facteurs essentiels à considérer pour l’évaluation de vos bureaux actuels :
- Est-ce que chaque employé possède un espace de travail individuel?
- Est-ce que le manque d’espace vous empêche d’ajouter les ressources nécessaires à la croissance de votre entreprise ou nuit à l’efficacité de vos opérations?
- Y a-t-il suffisamment d’espace de stationnement pour les employés et les clients? Il ne faut jamais sous-estimer l’importance d’un espace de stationnement!
- Est-ce que vos bureaux bénéficient d’une variété d’espaces de travail individuels et collectifs.
- Quelles seront les orientations de l’entreprise dans les 3 à 5 prochaines années?
Parlez à vos employés. Demandez leur ce qu’ils apprécient de leur bureau actuel. Ne modifiez pas les éléments que vos employés apprécient particulièrement. Quels sont leurs principaux reproches? Est-il possible de corriger ces problèmes sans déménager dans de nouveaux bureaux?
2. Gardez l’esprit ouvert
Maintenant que vous êtes certains d’avoir la liste des raisons qui justifient le déménagement de vos bureaux, pensez-y deux fois. Essayez de repenser votre espace actuel. Si vous avez de la difficulté à voir le potentiel de vos bureaux actuels, investissez dans une consultation avec un professionnel de l’aménagement ou une société de déménagement d’entreprises, qui pourra elle aussi vous aider pour la reconfiguration de vos espaces, et apporter une perspective nouvelle qui ouvrira la porte à un monde de possibilités…et d’espaces.
Finalement, c’est la culture de votre industrie et de votre entreprise qui détermineront dans quelle mesure l’ouverture des espaces sera salutaire pour votre entreprise, mais en bout de ligne, moins de murs signifie :
- De meilleures communications
- Un lumière plus abondante
- Plus d’efficacité
- Une plus grande disponibilité d’espace au sol
- Une conception plus moderne
Des éléments qui jouent tous un rôle majeur pour accroître la productivité.
Est-ce que vos employés peuvent travailler de la maison quelques jours par mois? Avec les équipements adéquats (voir le point no 3 ci-dessous) votre personnel peut travailler efficacement presque n’importe où. En offrant une certaine flexibilité vous enlèverez un peu de pression sur les ressources du bureau et vous permettrez à votre personnel de souffler un peu plus.
3. Améliorez votre technologie
Imaginez tout l’espace qu’occupe le télécopieur. La nouvelle technologie est une chose très emballante. Il s’agit d’un élément qui améliore l’apparence et la fonctionnalité d’un bureau d’entreprise—sans parler de l’effet positif qu’elle peut avoir sur le moral des employés. Des systèmes plus rapides permettent aux personnes de travailler plus efficacement, de rester concentrés et d’avoir encore plus le sentiment du devoir accompli. Et vous pourrez bénéficier de toute cette énergie humaine renouvelée et de l’efficacité accrue qu’entraîne la mise à niveau de ces nouvelles technologies, sans avoir à déménager vos bureaux.
4. Améliorez votre mobilier de bureau
Si vous avez remarqué une diminution de la productivité, une heure de lunch qui s’allonge petit à petit, des pauses de plus en plus fréquentes ou des gens qui sont de moins en moins présents à leur bureau en général, vous êtes peut-être face à un problème de mobilier. Investissez dans un nouveau mobilier de qualité :
- des chaises de bureau ergonomiques
- des bureaux à hauteurs variables
- bras de moniteur réglable pour ordinateurs
- ainsi que des accessoires tels que des casques d’écoute et des repose-mains contribueront significativement au bonheur et à la santé des employés dans leur espace de travail actuel.
En fait, le renouvellement du mobilier de bureau est l’une des façons les plus rapides d’améliorer la productivité, le flux de travail et l’esthétique de l’environnement. Il s’agit d’un impact important pour seulement quelques chaises et tables neuves.
Alors qu’il y a un nombre incroyable de variétés de mobiliers de bureau traditionnels ou modernes sur le marché, incluant des produits de marque Steelcase, Teknion, Inscape et Henry Miller, vous pouvez aussi envisager l’achat de meubles faits sur mesure pour optimiser l’utilisation de l’espace dans un bureau au design unique.
5. Améliorez la qualité de l’air à l’intérieur
La qualité de l’air sur les lieux de travail est un problème sérieux en matière de santé et de sécurité. Si un nombre de plus en plus grand d’employés se plaint de la sécheresse de l’air, de maux de tête ou de sinus congestionnés, cela est peut être un signe d’une piètre qualité de l’air. Un excès de poussières, des moisissures et des odeurs provenant des produits de nettoyage et des parfums peuvent affecter le confort et la santé de tout le monde. Par contre, il y a des moyens que vous pouvez prendre pour améliorer la qualité de l’air dans vos bureaux :
- Entretenir vos systèmes de ventilation et de chauffage
- Laissez l’air circuler normalement—ne bloquez pas les bouches d’aération par des meubles ou du ruban adhésif, des livres ou autres objets
- Ajoutez des plantes pour aider à purifier l’air—et ne les traitez pas aux pesticides!
- Remplacez les tapis
- Utilisez des peintures à faible teneur en COV
- Installez des détecteurs de monoxyde de carbone
6. Créez un environnement qui soit agréable visuellement
Utilisez la lumière naturelle à chaque fois que vous le pouvez. Une étude de l’université Northwestern a démontré que les employés exposés davantage à la lumière naturelle au bureau avaient une meilleure qualité de vie que ceux qui étaient moins exposés à la lumière du jour sur leur lieu de travail. Vous n’avez qu’à installer des recouvrements de fenêtres ajustables.
Utilisez des gradateurs pour varier l’éclairage en plongée, et utilisez un éclairage localisé pour réduire la fatigue oculaire.
Repeignez votre salle de conférence avec des couleurs vives pour stimuler la créativité et susciter des discussions animées.
Ajoutez des œuvres d’art qui reflètent les valeurs de votre entreprise et rendent le lieu de travail plus attrayant. Des œuvres d’art disposées stratégiquement peuvent réduire le stress, énergiser les employés et inspirer les conversations.
Voici maintenant ce que vous ne pouvez pas changer… Si vous êtes dans cette situation, la meilleure option qui vous reste est de déménager dans de nouveaux bureaux
L’emplacement : la règle cardinale est l’immobilier. Si vous êtes pris en périphérie alors que vos concurrents sont établis tout près des clients potentiels et autres partenaires d’affaires, il est probablement temps de refaire vos boîtes et d’aller les rejoindre.
Capacité : lorsque votre espace disponible n’est plus adapté à vos besoins (parce que vous avez trop ou trop peu d’employés), et qu’aucun réaménagement ne peut permettre d’améliorer la situation, il est alors temps de déménager vos bureaux.
Lorsque le temps est venu de déplacer vos bureaux actuels, communiquez dès le départ avec des professionnels du déménagement d’entreprises. Notre équipe a effectué avec succès des centaines de déménagements d’entreprise. Nous pouvons vous aider aisément à planifier, conceptualiser et effectuer le déménagement de votre entreprise vers de nouveaux espaces de bureaux.
mention de source pour les photos : K2 Space
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