Un déménagement d’entreprise peut être une source majeure d’entrave et un véritable dédale de changements où l’on peut facilement se perdre. Le maintien de la productivité des employés, le contrôle des inventaires et des coûts sont encore plus difficiles à gérer lors des périodes de changement et d’incertitude. Mais la relocalisation des bureaux ne doit pas nécessairement devenir un cauchemar.
Suivez ces 5 trucs simples pour faire de votre prochain déménagement un rêve devenu réalité :
Consultez les pros le plus tôt possible dans votre processus
Commencez par communiquer avec les entreprises de déménagement que vous avez présélectionnées, même si vous ne connaissez pas tous les détails de votre déménagement. Un déménageur professionnel sera en mesure de vous dire les choses importantes à considérer lorsque vous préparer un appel d’offre, vous mettra en garde par rapport à tout problème potentiel que vous pourriez rencontrer et vous offrira d’autres trucs utiles pour le déménagement de votre entreprise. Le bon partenaire vous accompagnera pendant tout votre processus.
Simplifiez le processus de devis
Cela aide à offrir aux entreprises de déménagement potentielles un aperçu de l’inventaire à déménager afin qu’elles puissent vous offrir le meilleur plan et le devis le plus précis possibles. Dans certains cas, cela peut être une bonne idée d’inviter toutes les entreprises concurrentes à venir visiter vos installations en même temps. C’est une façon efficace de vous assurer que chacune d’entre elles reçoivent la même information au même moment, ce qui en bout de ligne vous facilitera la tâche ainsi que celle de votre équipe lorsque viendra le temps de comparer les propositions qui auront été déposées.
Choisissez en fonction de la valeur proposée, et non pas du prix
« Le goût amer de la piètre qualité reste longtemps après que la douceur du prix le moins cher est disparue » -Benjamin Franklin.
Alors que le prix sera toujours un élément clé à considérer dans le choix d’un fournisseur, assurez-vous de prendre aussi en considération l’expérience, la technologie utilisée, les témoignages de clients ainsi que l’étendue des services offerts. Les économies que vous aviez prévues au départ pourraient se transformer en coûts supplémentaires en raison de retards, dommages matériels ou autres dépenses imprévues. Bien avant le jour du déménagement, vous récolterez les bienfaits d’avoir choisi un partenaire stratégique plutôt que simplement l’option la moins dispendieuse.
Impliquez les membres de votre personnel
Le succès de votre déménagement dépend presque autant de votre équipe que des déménageurs que vous avez engagés. Informez les employés de ce qui se passe, du rôle qu’ils auront éventuellement à jouer. Établissez des attentes claires envers les membres de votre personnel en ce qui concerne leur participation dans l’emballage et l’étiquetage pour éviter toute confusion et le travail fait en double. Recrutez une personne de chaque département pour représenter les membres du personnel lors des réunions, et utilisez-les pour diffuser les informations ainsi que les horaires et les échéanciers. Cette préparation et la communication qui y est associée feront la différence entre un déménagement réussi et un fiasco monumental.
Soyez présent et responsable
Le jour du déménagement, soyez présents pour répondre aux questions sur le terrain et orienter les gens au besoin. Même si tout a été planifié, il y a aura toujours des défis et des changements qui vont apparaître le long du processus. En affrontant ces situations sans détours, vous pouvez surmonter tout obstacle d’une manière rapide et appropriée.
L’essentiel des conseils de déménagement
Les responsables d’installation peuvent avoir un impact positif sur les projets de relocalisation bien avant qu’ils ne se réalisent physiquement. Tout est dans la planification. Trouvez le bon partenaire et le déménagement de votre entreprise sera déjà sur la voie du succès.
Cette publication a été tirée d’un article écrit par Scott Goodbrand, partenaire de gestion et Andrew Jeffrey, gestionnaires de comptes commerciaux chez Office Move Pro. L’article original intitulé « Site Selection and Relocation » (Sélection d’un emplacement et relocalisation) a été publié dans le magazine Canadian Facility Management and Design.
mention de source pour les photos : Kris Krug sur photopincc
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